Kollibee

Automatiserad fakturamatchning från Fortnox till Opter sparar tid hos Kollibee

Genom att implementera Zimplys lösning för fakturamatchning har Kollibee automatiserat flödet mellan sina system – från att leverantörsfakturan skapas via Fortnox Accounting AI Assistant till att ordern valideras och stängs i Opter. Lösningen minskar den administrativa belastningen, säkrar datakvaliteten och ger full spårbarhet.

Lösning i korthet

Kollibee kombinerar Fortnox Accounting AI Assistant med Zimplys fakturamatchning för att automatiskt läsa av order- och fraktsedelsnummer från fakturor i Fortnox och verifiera dem direkt mot underlag i Opter.

Områden

Ekonomi, logistikadministration, systemintegration.

Vill du veta mer hur Zimply kan optimera din verksamhet?

Boka möte

Se fler case

Utmaning

Varierande data och tidskrävande manuellt arbete

Inkommande leverantörsfakturor inom logistik innehåller ofta olika typer av fraktsedelsnummer och ordernummer. Att manuellt söka upp och stämma av dessa mot underlag i Opter var en stor administrativ tidstjuv som riskerade att fördröja bokföringen.

Lösning

Automatisk matchning utifrån faktura-information

Zimplys fakturamatchningslösning aktiveras så fort en faktura skapas i Fortnox. Den läser av fakturan, extraherar ordernumret och söker upp rätt order i Opter. Efter att ha kontrollerat att belopp och valuta stämmer, uppdateras ordern i Opter med fakturanummer och datum samt att checkboxen för leverantörsfaktura markeras. Avslutningsvis skrivs en statuskommentar direkt på fakturan i Fortnox så att ekonomiteamet hela tiden har full koll på vad som hänt.

Resultat

Full kontroll och ett effektivare flöde

Processen har blivit automatiserad och rullar på med en minimerad handpåläggning. Mänskliga felaktigheter har eliminerats och ledtiderna för fakturahanteringen har minskat.

Gå till Kollibee's webbplats

– ”Zimplys matchningslösning har gjort att vi kan lyfta bort en av våra mest enformiga administrativa uppgifter. Genom att låta systemen sköta kontrollen mellan Fortnox och Opter får vi både den snabbhet och precision vi behöver i vår dagliga drift”, säger Jonas Westerén, VD på Kollibee.

– ”Framgången i det här caset ligger i att affärsnyttan och logiken var glasklar från dag ett. Tack vare automatiserad fakturamatchning slipper teamet lägga värdefull tid på att sitta och matcha fakturor mot olika uppdrag manuellt. Det är precis då smart automatisering gör skillnad på riktigt”, säger Malin Blomberg, VD på Zimply.